Danas, Kancelarija većine profesionalaca stane na laptopI gotovo sve što se nekada čuvalo u fasciklama i ormarićima za dokumente prešlo je u digitalni svijet. Fakture, tehnički izvještaji, projekti za vladine agencije, dokumenti profesionalnih udruženja, ugovori s klijentima... sve se, prije ili kasnije, pretvori u PDF-ove. Ovaj format je zaslužio svoje mjesto kao standard jer Održava dizajn netaknutim (fontovi, margine, slike) i otvara se isto na Windowsu, macOS-u, Linuxu, Android mobilnim uređajima ili iPhoneu.
Problem nastaje kada nam zatreba kreiranje PDF -ovaspajanje i potpisivanje PDF-ova Često nam je potrebno redovno kreirati PDF-ove, ali ne želimo ili ne možemo priuštiti licence za Adobe Acrobat Pro, Foxit PhantomPDF i slične programe. Dobra vijest je da postoji prilično sveobuhvatan ekosistem besplatnih alata koji vam omogućavaju da uradite gotovo sve: generirate PDF iz programa za obradu teksta ili CAD programa, kombinujete planove i izvještaje u jednu datoteku, digitalno potpišete s punom pravnom valjanošću, komprimirate, izrežete, izdvojite stranice i još mnogo toga.
Zašto je PDF postao kralj formata
U profesionalnoj praksi, PDF je postao standard jer garantuje da je dokument koji pošaljete upravo onaj koji druga strana primi.Slike ostaju nepromijenjene, fontovi nisu pogrešno poravnati, a prijelomi stranica nisu poremećeni, kao što se može dogoditi s formatima koji se mogu uređivati poput DOCX ili ODT. Nadalje, to je format koji obično zahtijevaju vladine agencije na svojim web stranicama, a preferiraju ga i profesionalna udruženja i velike kompanije.
Još jedna ključna prednost je što PDF Podržava slojeve sigurnosti i kontrole.Možete zaštititi lozinkom, ograničiti štampanje ili kopiranje, šifrirati 128-bitnim ili 256-bitnim AES kodom, umetnuti prepoznate elektronske potpise i dodati vremenske oznake. I plaćeni alati i mnoga besplatna rješenja nude ove funkcije i, iako ne dosežu "premium" nivoe, više nego adekvatno pokrivaju većinu uobičajenih potreba.
Važno je shvatiti da ne rade svi besplatni alati istu stvar: Neki se fokusiraju na čitanje i komentiranje PDF-ovaNeki se fokusiraju na njihovo kombinovanje i organizovanje, dok se drugi fokusiraju na digitalno potpisivanje dokumenata. Zanimljivo je kombinovanje nekoliko njih kako bi se stvorio veoma kompletan radni tok bez trošenja i jedne pare.
Ako radite u tehničkim sektorima (inženjerstvo, arhitektura, dizajn, javna uprava), vidjet ćete da svaki projekat obično uključuje desetine raštrkanih datotekaDWG crteži konvertovani u PDF, tekstualni izvještaji, aneksi, certifikati, budžeti… Posjedovanje dobrih alata za njihovo objedinjavanje, potpisivanje i ispravnu isporuku gotovo je jednako važno kao i dobro obavljen tehnički posao.
Kreirajte PDF-ove iz programa za obradu teksta bez plaćanja licenci
Moderni programi za obradu teksta uključuju opciju za Izvoz u PDF u samo nekoliko klikovabez instaliranja ičega neobičnog. LibreOffice Writer ovdje blista, besplatan je i vrlo moćan, iako Microsoft Word već godinama uključuje jednostavno spremanje PDF-ova.
Prvi korak je da zaista poradite na originalnom dokumentu: Provjerite margine, stilove naslova, zaglavlja, podnožja, numeriranje i slikePDF će biti vjeran odraz onoga što vidite na ekranu, tako da ako nešto nije poravnato u editoru, izgledat će jednako loše i u konačnoj datoteci. Vrijedi odvojiti nekoliko minuta da to ispravite prije izvoza.
U LibreOfficeu, najzanimljivija opcija je «Izvezi u PDF» unutar menija Datoteka. Klikom na njega otvara se prozor s nekoliko postavki: možete odabrati kvalitet slike, odlučiti želite li lagani PDF za slanje e-poštom ili kvalitetniji za štampanje, uključite oznake na osnovu naslova, sačuvajte interne i eksterne veze, pa čak i zaštitite dokument lozinkom kako biste spriječili uređivanje ili štampanje.
Ako vam ne treba toliko kontrole, uvijek možete pribjeći "Ispis u PDFKada pošaljete dokument na štampanje, odaberete virtuelni PDF štampač kao odredište (mnogi sistemi već uključuju ovu opciju) i brzo generišete datoteku koja čuva raspored stranice. Ova metoda je savršena za brze verzije ili nacrti koje ćete neformalno pregledati ili podijeliti.
Nakon što je sve postavljeno, jednostavno odaberite odredišnu mapu, dajte naziv datoteci i kliknite na "Izvezi" ili "U redu". Za nekoliko sekundi, bit će spremno. PDF spreman za slanje vašem klijentu, profesionalnom udruženju ili administracijibez potrebe za instaliranjem plaćenih paketa.
Generirajte PDF-ove planova i tehničkih crteža iz CAD-a
Ako radite s nacrtima ili inženjerskim projektima, vaš svakodnevni posao će uključivati programe poput progeCAD, AutoCAD ili ZWCADSvi oni vam omogućavaju da "ispišete" crteže u PDF pomoću visokokvalitetnog virtuelnog plotera, što vam daje savršen dokument za dijeljenje s klijentima, firmama koje sarađuju ili javnim upravama.
Postupak je vrlo sličan u sva tri: prvo otvorite DWG datoteku ili sličnu i provjerite da slojevi, debljine linija, uzorci i referentne slike Provjerite jesu li onakvi kakvi bi trebali biti. Kada ih pripremite, idite na Datoteka > Štampaj i potražite odgovarajući PDF ploter na listi štampača. U progeCAD-u, preporučena opcija je «progeCAD PDF (visokokvalitetna štampa)»; u AutoCAD-u se obično pojavljuje «AutoCAD PDF (visokokvalitetna štampa)» i u ZWCAD-u «ZWCAD PDF (visokokvalitetna štampa)» ili slično.
Pored odabira plotera, bitno je i pravilno podesiti veličina papira, skala ispisa i površina koja će se iscrtavatiTo jest, odlučivanje da li ćete štampati jedan prostor modela, prozor rasporeda, više rasporeda itd. Takođe možete konfigurisati tabelu za crtanje tako da se boje prevode u različite debljine linija ili sive skale, u skladu sa standardima projekta.
Nakon što pregledate pregled, jednostavno prihvatite i odredite gdje želite sačuvati PDF datoteku. Nakon toga ćete dobiti ravna s odličnom rezolucijomSpremno za slanje putem e-maila, prilaganje uz ponudu ili postavljanje na platformu za elektronsku obradu. Mnoge firme se već odlučuju za slanje isključivo u PDF formatu kako bi izbjegli konflikte CAD verzija.
Ako projekat ima mnogo planova, pregledavanje jednog po jednog može biti prava muka. Tu dolaze do izražaja funkcije. Objavljivanje ili višestruki zaplet, dostupno u ovim programima. Omogućavaju vam odabir skupa prezentacija ili datoteka i Generišite jedan PDF u jednom procesu sa svim planovima ili nekoliko PDF-ova, ovisno o vašoj konfiguraciji. Ova opcija je idealna za izdvajanje kompletni setovi grafičke dokumentacije uz minimalan napor.
Digitalno potpisujte PDF-ove pomoću besplatnih alata
Digitalni potpisi više nisu samo za velike kompanije; svaki profesionalac može (a u mnogim slučajevima i treba) elektronski potpišite svoje PDF dokumente tako da imaju istu pravnu valjanost kao i vlastoručni potpis. Ugovori, radni nalozi, certifikati, ovjereni izvještaji, zapisnici… sve se može digitalno potpisati bez dodirivanja lista papira.
Za ovo su vam potrebne dvije stvari: s jedne strane, digitalni certifikat Izdaje ga pouzdani organ (u Španiji, na primjer, FNMT, elektronska lična karta ili drugi priznati subjekti); i, s druge strane, program koji je sposoban primijeniti potpis na PDF. Među najpoznatijim besplatnim opcijama su Adobe Acrobat Reader, Foxit PDF Reader i alat AUTOFIRMA koji je razvila španska vlada.
Proces počinje zahtjevom za vaš digitalni certifikat i ispravno instaliranje na vaš računarMože biti pohranjen u samom pregledniku, u spremištu certifikata operativnog sistema ili u PFX/P12 datoteci zaštićenoj lozinkom. Nakon instalacije, aplikacije za potpisivanje ga detektuju i omogućavaju vam da ga odaberete kada idete potpisati dokument.
Ako želite dodati ličniji pečat, možete skenirati svoj rukom pisani potpis i sačuvati ga kao PNG ili JPG slika sa prozirnom pozadinomTa slika će se koristiti samo vizualno, dok pravni aspekt pruža sam digitalni certifikat. Na ovaj način, dokument je tehnički potpisan i također prikazuje "nacrtani" potpis koji mnogi ljudi lakše prepoznaju.
Za potpisivanje pomoću Adobe Readera ili Foxit PDF ReaderOtvorite PDF, odaberete alat za potpis (obično u meniju Ispuni i potpiši ili Certifikati), Mišem nacrtajte pravougaonik gdje želite postaviti potpisOdaberite svoj certifikat, naznačite želite li prikazati skeniranu sliku svog potpisa i potvrdite. Program će tražiti lozinku certifikata ako je primjenjivo, a nakon završetka, PDF će biti potpisan i zaključan od određenih izmjena.
Kada je količina dokumenata veoma velika, potpisivanje jednog po jednog može biti nepraktično. Tu nastupa AUTOFIRMA, besplatni službeni alat dizajniran upravo za tu svrhu. obraditi više PDF-ova odjednomOdredite mapu ili skup datoteka, odaberete vrstu potpisa koju želite primijeniti, a program se brine o potpisivanju svih datoteka odjednom, štedeći značajnu količinu vremena.
Ispravno konfigurirajte svoj digitalni potpis
Da biste dobro iskoristili ove alate, važno je konfigurirajte digitalni identitet unutar samog programaU aplikacijama poput Adobe Acrobat Readera, možete uvesti certifikate u PFX ili P12 formatu iz menija Certifikati ili Postavke potpisivanja.
Čarobnjak će vas zamoliti da pronađite datoteku digitalnog certifikata i unesite pridruženu lozinku. Nakon što to učinite, certifikat će biti registrovan kao digitalni identifikator koji možete ponovo koristiti u svim svojim dokumentima. Preporučuje se dobro zaštitite tu datoteku i nikada ga ne dijelite, jer bi svako ko ga ima mogao potpisati u vaše ime.
Odatle možete dizajnirati vizualni izgled potpisa: koje će informacije prikazivati (ime, e-mail, pozicija, razlog potpisivanja, datum i vrijeme…), da li ćete uključiti skenirana slika vašeg rukom pisanog potpisai koji stil okvira želite koristiti. Iako ovo ne utiče na pravnu valjanost, poboljšava čitljivost dokumenta i pomaže trećim stranama da brzo shvate ko je potpisao i zašto.
Kada trebate potpisati PDF, jednostavno ga otvorite, aktivirajte alat za potpisivanje, odaberite konfigurirani certifikat i povucite ga na područje gdje želite da se pojavi potpis. Nakon spremanja, datoteka će prikazati potpis i, u mnogim čitačima, obavijest da... Potpis je važeći i nisu otkrivene naknadne promjene.Ovo pruža mnogo mira u formalnim procedurama i kontaktima s administracijom.
Kombinujte više PDF-ova u jedan koristeći PDFsam Basic
U stvarnoj praksi, gotovo nikada ne radimo s jednom datotekom: uobičajeno je da imamo izvještaj, aneksi, planovi, certifikati, budžeti i specifikacije Svaki dokument se šalje zasebno u svom PDF formatu. Prilikom slanja dokumentacije klijentu ili njenog otpremanja na online platformu, obično je praktičnije (a ponekad i obavezno) kombinovati ih u jednu, dobro strukturiranu datoteku.
Za ovaj zadatak se ističe PDFsam Basic, besplatni desktop program koji omogućava Kombinujte, razdvajajte i preuredite PDF stranice sa prilično jednostavnim interfejsom. Za razliku od online alata, sva obrada se odvija na vašem računaru, što poboljšava privatnost pri radu sa osjetljivim informacijama ili povjerljivim ugovorima.
Njegov modul "Spoji" ili Kombiniraj vam omogućava da odaberete više PDF-ova i rasporedite ih kako biste generirali jednu konačnu datoteku. Jedna od njegovih najkorisnijih funkcija je mogućnost Automatski kreiraj oznake za svaki originalni dokumentKombinovani PDF uključuje bočni indeks koji korisnicima omogućava da jednim klikom pređu na izvještaj, svaki aneks, dokument itd. Ovo je neprocjenjivo i za klijente i za administraciju, jer uveliko pojednostavljuje pronalaženje određenog odjeljka koji trebaju pregledati.
PDFsam Basic također omogućava preurediti, rotirati ili izbrisati slobodne stranice Vizualno: vidite sve sličice i prevlačite ili odabirete ono što želite ukloniti. Ovo je idealno kada želite očistiti dokument, izbrisati prazne stranice ili ispraviti pogrešne orijentacije prije potpisivanja ili slanja.
Nakon što ste konfigurirali redoslijed datoteka i opcije oznaka, odaberite naziv i putanju za konačni PDF i kliknite za obradu. Za samo nekoliko sekundi imat ćete ga. jedan kohezivni dokument koju možete digitalno potpisati i koristiti kao "zvaničnu" verziju projekta ili kompletnu datoteku.
Drugi moćni alati za manipulisanje PDF-ovima
Pored PDFsam-a, postoje i vrlo sveobuhvatna rješenja (obično s freemium modelom) koja proširuju raspon mogućih operacija na PDF-u: kompresija, izrezivanje, rotiranje, dijeljenje prema naprednim kriterijima, šifriranje, izdvajanje teksta ili slika, pretvaranje u sive tonove itd. Mnoge od ovih funkcija pomažu u prilagodite dokument tačno onome što traže u tenderu ili u elektronskom postupku.
Među najčešćim operacijama je komprimirati PDF datoteku smanjiti veličinu datoteke bez prevelikog gubitka kvalitete. Ovo je ključno kada morate prenijeti velike datoteke na web stranice koje nameću ograničenja u megabajtima. Ovi alati vam omogućavaju da prilagodite nivo kompresije slike i, ponekad, restrukturirate sadržaj kako biste značajno smanjili njegovu veličinu.
Još jedna vrlo praktična funkcija je vizualno organizirajte stranicePrevucite i ispustite da biste preuredili, kombinovali stranice iz više dokumenata, rotirali naopako okrenute stranice, umetnuli nove stranice na određenu poziciju ili izbrisali neželjene dijelove. Sve se to radi na sličicama, što olakšava pregled onoga što uređujete.
Neka rješenja idu dalje i omogućavaju automatski podijeli PDF kada se određeni tekst promijeni (Na primjer, broj fakture u određenom dijelu stranice). Na ovaj način možete odvojiti veliku seriju skeniranih faktura u pojedinačne datoteke na osnovu te promjene teksta. Također često nude opciju podjele po rasponima stranica, postojećim oznakama ili veličini datoteke, čime se generira nekoliko PDF-ova kojima je lakše upravljati.
Nema manjka ni komunalnih usluga za izrezivanje područja stranice, izbijeljena područja koja želite vizualno sakriti, pretvoriti u sive tonove radi uštede tinte prilikom ispisa, izdvojiti samo određene stranice, spojiti dokumente stranicu po stranicu, šifrirati i dešifrirati lozinkom ili izvesti sadržaj u običan tekst kada vas zanima samo tekst za obradu u drugoj aplikaciji.
Besplatni čitači i urednici: Sumatra PDF i PDFgear
Za svakodnevnu upotrebu, dobra je ideja imati pri ruci barem lagani čitač i, ako je moguće, osnovni editor koji vam omogućava da bilješka, istaknuti i napravite manje prilagodbe. Tu dolaze do izražaja dva zanimljiva imena: Sumatra PDF i PDFgear, oba besplatna, ali s različitim filozofijama.
Sumatra PDF je minimalistički čitač za Windows koji se odlikuje time što je izuzetno brz i veoma laganZauzima vrlo malo prostora, koristi vrlo malo resursa i pokreće se munjevito, što ga čini idealnim za one kojima je jednostavno potrebno otvaranje i čitanje PDF-ova bez ikakvih suvišnih stvari. Nadalje, podržava formate kao što su ePub, Mobi, XPS, DjVu, CHM i CBZ/CBR stripovi, tako da može poslužiti i kao višenamjenski preglednik.
Njegov interfejs je izuzetno jednostavan, bez pretrpanih menija ili naprednih alata. Upravo zato je toliko popularan među korisnicima koji preferiraju Brzina i jednostavnost iznad uređivanjaAko vam je cilj pregledati planove, pročitati ugovore ili konsultovati priručnike bez pravljenja izmjena, ovo je vrlo praktična opcija.
PDFgear, sa svoje strane, ima za cilj ponuditi mnogo više funkcija, a pritom ostati besplatan. Omogućava korisnicima ne samo čitanje PDF-ova, već i uređivanje teksta, označavanje, dodavanje komentara, crtanje oblika, umetanje slika, popunjavanje obrazaca i izvršavanje konverzija između PDF-a i drugih formata (Word, slike itd.). Njegov interfejs je moderan i prilično intuitivan, a postoji i verzija za Windows i macOS.
Ove vrste međualata su veoma korisne kada vam je potrebno manje prilagodbe bez angažmana plaćenog profesionalnog urednikaMožete ispraviti podatke, dodati bilješku, popuniti polje obrasca ili uključiti jednostavan potpis. U kombinaciji s "ozbiljnim" aplikacijama za digitalni potpis i uslužnim programima za spajanje/dijeljenje, omogućavaju vam da pokrijete gotovo svaki uobičajeni scenario.
Online servisi za potpisivanje: DocuSign, Xodo Sign, Lumin Sign, Signaturely i Smallpdf
Uz desktop softver, pojavili su se i mnogi drugi softverski programi. online usluge specijalizirane za potpisivanje dokumenataOvi su prvenstveno dizajnirani tako da svako može slati i primati ugovore bez potrebe za instaliranjem složenog softvera. Među najpoznatijima su DocuSign, Xodo Sign, Lumin Sign, Signaturely i Smallpdf, koji svi nude ograničene, ali vrlo korisne besplatne verzije.
DocuSign je jedan od veterana u sektoru i može se pohvaliti da je uspio milijarde elektronskih potpisa Širom svijeta. Iako je primarni fokus na velikim preduzećima i složenim radnim procesima, besplatna verzija vam omogućava slanje do tri pravno važeća dokumenta na potpis. Ne uključuje sve napredne funkcije automatizacije, ali za nekoga ko samo povremeno treba da potpiše ugovor, to je više nego dovoljno.
Xodo Sign (ranije poznat kao Eversign) predstavljen je kao vrlo jednostavno rješenje za saradnju. Radni proces je jednostavan: Vi otpremate dokument, definišete ko mora potpisati i kojim redoslijedomPozivnice šaljete putem e-maila. Svaki potpisnik prima link, potpisuje iz svog preglednika, a sistem centralizuje praćenje s vašeg računa. Njihov besplatni plan, Xodo Sign Lite, omogućava do pet jednostavnih potpisa mjesečno.
Lumin Sign se fokusira na Automatizirajte praćenje nepotpisanih ugovoraOmogućava vam slanje dokumenata, pregovaranje o uslovima, postavljanje rokova i praćenje napretka svakog klijenta u procesu potpisivanja, sve sa centralne kontrolne ploče. Njegova besplatna verzija je posebno izdašna, uključujući funkcije radnog procesa koje su obično rezervisane za plaćene planove, kao što je mogućnost slanja više ugovora mjesečno sa poljima koja se mogu popunjavati i pravno važećim potpisima.
Signaturely se zasniva na izuzetnoj jednostavnosti: otpremite datoteku, naznačite gdje želite potpis, a sistem ga generiše. pravno obavezujući digitalni potpis Bez kompliciranja života. Osnovna plaćena verzija dodaje predloške za višekratnu upotrebu, automatske podsjetnike i veze s Dropboxom, Google Driveom ili OneDriveom, dok vam besplatni plan omogućava slanje jednog dokumenta na potpis mjesečno, što je dovoljno za vrlo povremenu upotrebu.
Zbog same prirode poslovnog modela ovih usluga, uobičajeno je pronaći određena ograničenja u besplatnim planovima (broj dokumenata mjesečno, broj potpisnika, maksimalna veličina datoteke itd.). Uprkos tome, za freelancere, mala preduzeća ili pojedince koji rijetko potpisuju, Oni su vrlo praktičan način za upravljanje ugovorima i sporazumima bez početnih ulaganja., s prednošću da se sve radi iz preglednika.
Sa svim ovim dostupnim alatima – programima za obradu teksta sa izvozom PDF-a, CAD programima sa visokokvalitetnim ploterima, besplatnim čitačima i uređivačima poput Sumatra PDF ili PDFgear, lokalnim kombinatorima poput PDFsam Basic i online servisima za potpisivanje poput DocuSign, Xodo Sign, Lumin Sign, Signaturely ili Smallpdf – sasvim je moguće Postavite profesionalni PDF radni proces bez trošenja novca na licenceJednostavno shvatite šta svaki alat radi, prilagodite ih svojim potrebama (kreirajte, kombinujte, potpisujte, komprimujte, organizujte) i održavajte određenu disciplinu prilikom pripreme dokumentacije kako biste osigurali da su vaše datoteke jasne, lagane, dobro strukturirane i u potpunosti pravno validne.
