Ako često pišete izvještaje, akademske radove ili stručne dokumente, Wordova funkcija praćenja promjena postaje nezamjenjiv saveznikZahvaljujući ovoj funkciji, možete pregledati, ispraviti i pregovarati o svakoj izmjeni bez gubitka originalne verzije teksta.
Iako na prvi pogled može izgledati malo zbunjujuće, kada shvatite kako funkcioniše To je vrlo jednostavan alat koji štedi mnogo vremena. Kada nekoliko ljudi učestvuje u pregledu dokumenta, pogledajmo, korak po korak, kako izvući maksimum iz njega od nule, baš kao što bi to učinio profesionalni lektor.
Šta je tačno praćenje promjena u Wordu?
Praćenje promjena je funkcija programa Word koja zapisuje sve izmjene napravljene na dokumentuDodani tekstovi, izbrisani tekstovi, promjene formatiranja (podebljano, veličine, stilovi), kao i komentari i bilješke recenzenata.
Umjesto da modifikacije direktno zamjenjuju originalni sadržaj, Word ih vizualno prikazuje kao oznake revizijeOno što izbrišete može se pojaviti prekriženo, ono što dodate može se pojaviti podvučeno ili u drugoj boji, a promjene formatiranja su označene komentarima ili balončićima na margini.
Osim toga, svakom recenzentu može biti dodijeljena drugačija boja, tako da Lako je utvrditi koja je osoba izvršila svaku promjenu.Ovo pretvara praćenje promjena u pravu "historiju uređivanja" koja je mnogo jasnija i lakša za upravljanje nego spremanje hiljadu verzija iste datoteke.
Njegova upotreba je široko rasprostranjena u lektoriranju, stilskoj redakturi, prevođenju, istraživačkim radovima, priručnicima i, općenito, bilo koji dokument koji mora proći kroz nekoliko ruku prije nego što postane konačan.
Zašto se isplati koristiti kontrolu promjena
Glavna prednost je transparentnost: Sve napravljene modifikacije su u potpunosti dokumentirane.Autor uvijek može provjeriti šta je dotaknuto, gdje i prema kojim kriterijima.
Takođe uveliko poboljšava timski rad, jer Omogućava više osoba da pregledaju istu datoteku bez preklapanja.Svaka osoba podnosi svoje prijedloge, a kasnije neko odlučuje šta se prihvata, a šta odbija.
Funkcionišući kao kontinuirani zapis, Omogućava vam da se mentalno "vratite unazad" i razumijete proces korekcijepregledavanjem stanja prije i poslije svake rečenice. Ovo ima vrlo pedagošku komponentu: autor vidi svoje greške precrtane, a predložena rješenja odmah pored njih.
Konačno, sprječava gubitak važnih informacija. Umjesto jednostavnog prepisivanja, Sve predložene promjene ostaju vidljive dok ih neko ne prihvati ili odbaci.Ništa se ne briše bez ostavljanja traga.
Kako uključiti i isključiti praćenje promjena u Wordu
Da biste počeli koristiti ovu funkciju, prvo što trebate znati je kako je uključiti i isključiti. Iako se interfejs može neznatno razlikovati između verzija, logika je ista. Moderna riječ: Svim se upravlja iz kartice Pregled u gornjoj traci..
Otvorite dokument i idite na karticu ReviewTamo ćete vidjeti dugme pod nazivom „Prati promjene“, ponekad popraćeno padajućim menijem sa „Opcijama revizije“ ili slično. Pritiskom na to dugme aktivira se snimanje svih izmjena.Od tog trenutka nadalje, svako slovo koje izbrišete ili dodate bit će označeno.
U nekim verzijama možete odabrati da li se primjenjuje praćenje. za sve korisnike dokumenta ili samo za vašu sesijuOvo je korisno ako više osoba dijeli datoteku i želite kontrolirati ko bilježi promjene.
Da biste ga deaktivirali, postupak je isti, ali obrnutim redoslijedom: Vratite se na karticu Pregled i poništite odabir polja Prati promjeneNa ovaj način, sve što uredite od tog trenutka nadalje više neće biti zabilježeno kao revizija.
Imajte na umu da čak i ako ga onemogućite, Svi zaštitni znakovi registrovani do tada ostat će vidljivi u dokumentu. dok ih ne prihvatite ili odbacite. Onemogućavanje funkcije samo sprječava snimanje novih promjena.
Kako se recenzije prikazuju: označavanje, baloni i kursevi
Jedna od ključnih stvari kako biste izbjegli ludilo je razumijevanje da Iste recenzije mogu se gledati na različite načineWord ne samo da bilježi ono što ste promijenili, već vam omogućava i da odlučite kako da to prikažete na ekranu.
U tabulatoru Review Naći ćete meni (u zavisnosti od verzije, može se zvati "Prikaži za pregled" ili nešto slično) iz kojeg možete odabrati način prikaza. Obično ćete imati ove glavne opcije, koje su vrlo slične u svim verzijama:
- Jednostavne revizije: Dokument vidite gotovo kao da je konačna verzija, ali s linijom ili markerom na margini koji označava da postoje promjene. Idealno za udobno čitanje, a da se i dalje zna gdje je knjiga objavljena..
- Sve recenzije: Apsolutno sve promjene su prikazane u tijelu teksta ili u balončićima na margini. To je najdetaljnija opcija i obično je ona koja se podrazumijeva..
- Nema recenzija: Dokument je predstavljen kao da su sve promjene prihvaćene, bez oznaka. To je samo da vam dam ideju o tome kako će izgledati konačni tekst.Ali recenzije su i dalje tu, skrivene.
- Original: Word vam prikazuje dokument kakav je bio prije nego što ste ga počeli pregledavati, skrivajući sve naknadne promjene. Vrlo korisno za brzo poređenje stanja prije i poslije.
Pored globalnog načina prikaza, možete dodatno precizirati ono što vidite pomoću menija Opcije kontrole promjena i revizija ili „Prikaži brendove“. Tamo možete aktivirati ili deaktivirati određene vrste brendova:
- Umetanja i brisanja: Omogućava vam prikazivanje ili skrivanje dodanog i izbrisanog teksta. Ako samo želite vidjeti šta se promijenilo u smislu sadržaja, ovo je ključni dio..
- Format: Označite promjene kao što su podebljani fontovi, kurziv, veličine fonta ili stilovi. Možete ga isključiti ako ima previše vizualnih markera i ako vam smetaju..
- Recenzije balona: Odlučite da li će se promjene prikazivati ugrađene u tekst ili u balončićima na margini. Baloni pomažu da dokument bude čitljiviji kada postoji mnogo ispravki..
- Samo format balona: međuopcija koja pošalji samo izmjene formata balonima, ostavljajući umetanja i brisanja online.
- Unos digitalnom olovkom: Na uređajima osjetljivim na dodir ili pomoću olovke možete prikazati ili sakriti ručno crtane oznake. Praktično ako ispravljate na tabletu ili ekranu osjetljivom na dodir..
Kao što vidite, isti dokument može izgledati "čist" ili apsolutno pun oznaka, ovisno o tome šta odaberete prikazati. Igranje s ovim opcijama će vam pomoći da izbjegnete preopterećenje tokom pregledavanja.
Pregledajte brendove po vrsti i po recenzentu
Kada dokument prođe kroz nekoliko ruku, obično ćete htjeti znati ko je šta dodirnuo i odlučiti koje promjene će se vidjeti u bilo kojem trenutkuWord također pokriva ovaj dio bez komplikacija.
U istom meniju "Prikaži brendove" imate opciju pod nazivom Recenzenti (ili slično). Kada ga proširite, vidjet ćete listu s imenima svih osoba koje su radile na datoteci, zajedno s opcijom "Svi recenzenti".
Ako označite ili poništite označavanje svakog imena, Možete filtrirati revizije koje se pojavljuju u dokumentu.Na primjer, možete prikazati samo korekture lektora kako biste tačno vidjeli šta je uradio ili privremeno sakriti korekture određenog saradnika ako vas ometaju.
Ova funkcija je posebno korisna kada postoji mnogo slojeva pregleda: Možete se fokusirati na jednog recenzenta istovremeno, prihvatite ili odbacite njihove prijedloge, a zatim prijeđite na sljedeći bez da sve pomiješate.
Kombinovanjem ovog filtera sa tipovima brendova (umetci, format itd.) Kreirate vlastiti "prilagođeni prikaz" recenzijeučeći vas tačno onome što vam je potrebno u svakoj fazi rada.
Prihvatite promjene jednu po jednu ili sve odjednom.
Trenutak istine je stigao: primili ste dokument pun prijedloga i morate odlučiti. šta zadržavaš, a šta odbacuješZa to služe opcije Prihvati i Odbaci na kartici Pregled.
Najosnovniji način pregleda je pregledavanje promjene po promjene. Možete dvaput kliknuti na određenu oznaku ili postaviti kursor na nju i, u kartici ReviewKoristite dugme prihvatitiTa promjena će biti primijenjena na tekst i brendiranje će nestati.
Riječ nudi varijante iste komandešta vrijedi znati:
- Prihvati i pređi na sljedeće: Potvrdite trenutnu promjenu i automatski pomaknite kursor na sljedeću oznaku. Idealno za čišćenje dokumenta bez propuštanja ičega..
- Prihvati umetanje, prihvati brisanje ili prihvati promjenu: Koriste se za validaciju samo onoga što ste odabrali bez prelaska na sljedeću oznaku..
- Prihvati sve što je prikazano: Budite oprezni, jer ako imate skrivene određene brendove recenzenata, prihvaćeni će biti samo oni koje trenutno pregledavate..
- Prihvati sve promjene u dokumentu: To je najbrži način za čišćenje teksta nakon što odlučite zadržati sve..
- Prihvati sve i zaustavi praćenje: Dokument ostaje kao konačna verzija i sve izmjene koje napravite nakon toga više se neće računati kao revizije..
Ako u bilo kojem trenutku želite preći na drugu marku, a da još niste donijeli odluku, Možete koristiti ikone Prethodno i Sljedeće (također na kartici Pregled). Omogućavaju vam jednostavnu navigaciju kroz promjene.
Odbacite promjene koje vas ne uvjeravaju
Ponekad provjera pravopisa predloži promjenu rečenice, ali vi je radije ostavite kakva jeste. U tim slučajevima, Odbijanjem promjene vraća se tekst u prvobitno stanje.kao da nikada nije ni uređivano.
Postupak je vrlo sličan prihvatanju: odaberete promjenu o kojoj želite odlučiti (klikom na nju ili pomicanjem pomoću tipki Prethodno/Sljedeće) i koristite dugme Odbaci na kartici Pregled.
Ponovo im se nudi mogućnosti prilagođavanja vašem načinu rada:
- Odbaci i pređi na sljedeće: To je najpogodniji način za sekvencijalni pregled cijelog dokumenta..
- Odbij umetanje, odbij brisanje ili odbij promjenu: bez prelaska na sljedeći brend.
- Odbaci sve prikazano: Ako ste filtrirali određene recenzente ili vrste brendova, samo će oni biti uklonjeni..
- Odbaci sve promjene u dokumentu: Koristite ga samo kada ste apsolutno sigurni da ne želite zadržati nikakve ispravke..
- Odbaci sve i zaustavi praćenje: ostavljajući datoteku kao da alat nikada nije ni bio aktiviran.
Kao što vidite, Word omogućava i vrlo detaljan pregled, prihvatanje ili odbijanje jedne po jedne, i globalne odluke odjednom. Ključno je kombinovati opcije u zavisnosti od toga koliko ste odmakli u pregledu..
Komentari: pojašnjenja, pitanja i napomene
Osim promjene teksta, često je potrebno objasnite zašto se predlaže promjena ili postavite pitanje autoruZa to služe komentari, a oni idu ruku pod ruku s praćenjem promjena.
Da biste umetnuli novi komentar, mišem odaberite riječ, frazu ili paragraf koji želite komentirati, a zatim na kartici Review, kliknite na Novi komentarNa desnoj margini će se otvoriti oblačić za govor u koji možete napisati svoju bilješku.
Ovi komentari ne mijenjaju direktno tekst: Funkcionišu kao digitalne ljepljive bilješke pričvršćene na dokument., vrlo korisno za objašnjenje odluka o ispravkama, ukazivanje na moguće nejasnoće ili postavljanje pitanja autoru.
Kada autor odgovori ili više nije relevantno čuvati bilješku, ona se može izbrisati. Da biste izbrisali određeni komentar, kliknite na njega da biste ga odabrali, a zatim pritisnite tipke sa strelicama. tri tačke ili kontekstni meni i odaberite opciju od Izbriši nit ili „Izbriši komentar“.
Ako želite da čišćenje obavite na kraju, možete pričekati dok ne završite pregled i, sa iste kartice Pregled, odjednom izbriši sve komentare iz dokumentaAli prvo, uvjerite se da nema neriješenih pitanja.
Pregledajte, sakrijte i prilagodite recenzije za ugodnije radno iskustvo.
U dugim ili mnogo revidiranim dokumentima, lako se može desiti da tekst bude ispunjen bojama, podcrtanim tekstovima i oblačićima teksta posvuda. U tim slučajevima, Privremeno skrivanje nekih informacija pomaže vam da lakše čitate.
Brz način je korištenje menija „Prikaži za pregled“ i odabir Jednostavne revizije ili čak „Bez revizije“ tokom općeg čitanja. Brendovi su i dalje tu, ali vizualno ne smetaju..
Još jedan veoma moćan alat je u Opcije prikaza brendovagdje možete onemogućiti određene vrste promjena (na primjer, formatiranje) kako biste se fokusirali isključivo na sadržaj. Ovo izbjegava osjećaj "buke" kada ima previše malih izmjena.
Ako pregledavate dokument koji vam je vraćen ispravljen, vrlo praktična strategija je sljedeća: Pregledajte od početka, prihvatajući ili odbacujući samo ono s čime se ne slažete.bez brige o prihvatanju svega ostalog.
Kada završite i kada vam bude jasno šta ćete zadržati isto kao u originalu, možete koristiti opciju Prihvati sve promjene u dokumentu da se sve ostale korekcije primijene odjednom. Na ovaj način izbjegavate klikanje na "Prihvati" za svaku rečenicu I uštediš svom mozgu dosta vremena.
Uporedite dvije verzije istog dokumenta u Wordu
Pored "klasičnog" praćenja promjena, Word uključuje i vrlo moćnu funkciju pod nazivom Da uporediteKoristi se za otkrivanje razlika između dvije datoteke koje na prvi pogled izgledaju gotovo identične.
Zamislite da imate verziju koju ste poslali prije sedmicu dana i drugu koju vam je neko vratio sa izmjenama napravljenim bez korištenja praćenja promjena. Pomoću ovog alata, Možete generirati treći dokument u kojem Word označava šta se promijenilo od jednog do drugog..
Da biste ga koristili, idite na karticu Review i pritisnite komandu Da uporediteOtvorit će se dijaloški okvir u kojem trebate odabrati:
- Datoteka koja se razmatra originalni dokument.
- Datoteka koja će biti revidirani dokument.
Klikom na OK, Word generira novu datoteku u kojoj Sve razlike izgledaju označene kao da su napravljene korištenjem kontrole promjena.: podvučeni dodani tekstovi, precrtani izbrisani tekstovi itd.
Na desnoj strani ekrana možete vidjeti, ako želite, originalni dokument i revidirana verzija u odvojenim prozorimatako da radite sa sva tri istovremeno: originalnim, modificiranim i onim koji pokazuje razlike.
Ako u bilo kojem trenutku ne vidite te dvije verzije sa strane, možete se vratiti u meni Poređenje i koristiti opciju Prikaži izvorni dokumentodabirom opcije "Prikaži oboje". Na ovaj način uvijek imate jasna tri sloja: prije, poslije i poređenje.
Profesionalna upotreba praćenja promjena: lektura i stil
U svijetu izdavaštva i lekture, praćenje promjena nije hir, već praktično profesionalna obavezaKoristi se i u ortotipografskoj korekciji (greške, akcenti, interpunkcijski znakovi, stilska pravila) i u korekcija stilagdje su prijedlozi subjektivniji.
Velika prednost ovog alata je u tome što omogućavaju autoru da odluči koje prijedloge će prihvatiti, a koje će odbaciti.Ako lektor predloži preformulisanje cijelog paragrafa radi jasnoće, ali smatrate da je ta nijansa izgubljena, jednostavno odbacite tu konkretnu promjenu i zadržite svoju verziju.
Istovremeno, činjenica da je originalni tekst precrtan, a prijedlog se pojavljuje pored njega, čini ga Autor može učiti iz svojih grešakaVrlo jasno se vidi u čemu je bio problem i kako je riješen.
Obično, stručnjak podnosi dokument sa svim omogućenim kontrolama promjena: Na ovaj način klijent može provjeriti tačku po tačku šta je urađenoi ima mir uma da nikakva modifikacija nije napravljena "na slijepo".
Kod izrazito subjektivnih korekcija (stil, ton, struktura paragrafa), praćenje promjena također štiti lektora, budući da Jasno stavite do znanja da su predlozi upravo to, predlozi.i da autor uvijek zadržava posljednju riječ.
Savladavanje ove Word funkcije ne samo da poboljšava vaše dokumente, ali uveliko olakšava komunikaciju između autora, lektora, prevodilaca i svih koji su uključeni u proces revizijeKada jednom shvatite, rijetko ćete se vraćati slanju "sirove" poruke bez praćenja promjena.
