Mnogo je ljudi koji koriste e-poštu na dnevnoj bazi i nisu svjesni tačnog značenja polja Cc i Bcc i kako ih pravilno koristiti. U mnogim prilikama, ove opcije su deaktivirane prema zadanim postavkama (ovo se događa, na primjer u Gmail), ali koje uvijek imamo na raspolaganju i iz čega možemo iskoristiti velike prednosti.
Ove opcije nam omogućavaju da kontrolišemo slanje e-pošte kada postoji više od jednog primaoca. Ponekad moramo sakriti određene informacije kako bismo poštovali privatnost osoba kojima su naše poruke namijenjene ili iz bilo kojeg drugog razloga.
Definicija Cc i Bcc
Kada počnemo pisati e-poruku na vrhu prozora poruke, koji god program koristili, pojavljuju se dva glavna polja: "za", gdje predstavljamo adresu e-pošte primaoca, i "Afera", gdje sa nekoliko riječi objavljujemo sadržaj navedene poruke.
Ponekad nisu toliko vidljivi, ali negdje u okviru za poruke ćemo vidjeti dugmad CC i BCC. Spreman za aktiviranje kada nam zatreba. Da bismo ih dobro koristili, prvo moramo znati šta tačno znače. Ovo su definicije:
- CC (akronim za "S kopijom", i na engleskom Indigo kopija). Koristeći ovu opciju možemo poslati kopije e-maila drugim primaocima, pored onih glavnih kojima je upućen. Informacija je otvorena, što znači da su vidljivi nazivi mejlova svih primalaca, kako glavnih tako i onih koje smo kopirali.
- CCO (akronim za «With Hidden Copy», i na engleskom BCC o Blind Carbon Copy). Putem ove opcije moći ćemo slati kopije e-maila drugim primaocima, pored glavnih, ali uz privatnu kopiju. Drugim riječima, ni direktori ni oni koji idu u slijepu kopiju neće moći znati kome se još šalje poruka.
CC i BCC u Gmailu
Manje-više svi serveri e-pošte koriste isti sistem za slanje kopija, slepih ili ne. Na nekima su CC i Bcc dugmad jasnije prikazana nego na drugima, ali njihov rad je gotovo identičan. Da bismo ilustrirali ispravan način korištenja ovih opcija, odabrali smo Gmail, budući da je ovo najkorišteniji email servis na svijetu.
Kada pritisnemo dugme "Pisati" u Gmailu se pojavljuje prozor koji svi poznajemo. CC i BCC opcije se nalaze, kao što pokazujemo na slici ispod, na desnoj strani, na kraju reda "Za":
Podrazumevano, obje opcije su onemogućene. Da bismo ih koristili, jednostavno moramo ići sa pokazivačem miša i kliknuti na njih. Opcije se mogu koristiti odvojeno ili zajedno, sve zavisi od toga šta želimo da uradimo sa našom porukom: CC za otvorenu masovnu e-poštu ili BCC za onu u kojoj ne želimo da primaoci znaju ko je još primio tu poruku.
Kada koristiti CC i BCC?
Iako svaki korisnik može slobodno koristiti opcije CC i BCC prilikom slanja e-pošte, najbolje je koristiti ih nakon uobičajenih upotreba. Pogledajmo nekoliko primjera kako ih pravilno koristiti:
CC se obično koristi u interne e-poruke kompanije ili organizacije kada je potrebno saopštiti neku vijest ili informaciju koja se tiče grupe ljudi ili radnika. Zamislimo primjer kompanije u kojoj su reformirani rasporedi odjeljenja. U ovoj informativnoj poruci ime e-pošte odgovorne osobe će biti stavljeno u "Za", a zatim, u "CC", mejlovi svih ljudi koji rade u tom odjelu. Kako je a otvorene informacije, ovo je najjednostavniji način za prijenos.
Sa svoje strane, korištenje CCO omogućava i druge vrste komunikacija, koje se mogu koristiti iu profesionalnom polju. Ovom opcijom možete dodati osobu kojoj želite obavijestiti da je poruka poslata, ali čiji identitet želite da ostane skriven od očiju drugih primalaca. Kao opšte pravilo, Bcc treba koristiti samo kada kontakti nisu direktno povezani sa nizom poruka i ne moraju da čitaju odgovore.
"Odgovori svima"
Opcije Cc i Bcc su takođe važne kada odgovarate na poruke. Kada primimo poruku s kopijom za nekoliko primalaca, vidjet ćemo da imamo opciju "Odgovori svima". Ako ga koristimo, sve e-poruke uključene u CC će dobiti naš odgovor, ali ne i one koje se pojavljuju u BCC-u.
Primjer kada ovo može biti vrlo korisna opcija: odgovoriti na e-poruku upućenu većem broju ljudi koji sarađuju na projektu. Na taj način će cijela grupa imati iste informacije i imat će priliku vidjeti sve komentare i ažuriranja o ovom pitanju.